MANAJEMEN SUMBER DAYA USAHA

Dalam dunia usaha, ada banyak hal yang perlu dipersiapkan dengan baik agar usaha yang dijalankan bisa maksimal. Hal-hal yang perlu dipersiapkan itu disebut juga dengan sumber daya usaha.

Di Amerika Serikat, ada satu juta wirausaha baru yang bermunculan setiap tahunnya. Namun, hanya 200.000 yang bertahan dalam kurun waktu 5 tahun. Ini termasuk mengkhawatirkan, mengapa hanya satu dari lima usaha bertahan dalam waktu pendek?. Ternyata alasan utamanya adalah kurangnya perencanaan. Dalam dunia usaha, jika kamu gagal dalam membuat perencanaan, maka sama saja kamu merencanakan kegagalan.

Perencanaan usaha dan sumber daya usaha apa saja yang penting untuk dipersiapkan dan dikelola dengan baik. Untuk mengawali usaha tentunya kita tidak boleh hanya mengandalkan modal nekat saja, melainkan juga ilmu-ilmu yang bisa membantu kita mengembangkan usaha kita. Apalah arti bekerja tanpa memiliki ilmu. Kerja tanpa ilmu menyebabkan seseorang tidak akan berkembang bahkan seringkali melakukan kesalahan. Tetapi juga perlu diperhatikan bahwa ilmu tanpa praktik tidak akan bisa menghasilkan apa-apa.

Baik ilmu perncanaan maupun pengelolaan usaha, keduanya sangat penting bagi usaha yang baru akan dimulai maupun yang sudah berjalan. Untuk itulah kita perlu belajar bagaimana memulai sebuah usaha dan bagaimana menjalankan sebuah usaha. Tentunya kita tidak ingin menjadi seorang pegawai selamanya. Kita perlu tumbuhkan jiwa kewirausahaan agar bisa menciptakan lapangan kerja sendiri.

A. Merencanakan Usaha :

1. Pengertian Perencanaan Usaha

Rencana usaha (business plan) merupakan salah satu dasar ilmu manajemen. Dasar-dasar ilamu manajemen adalah planning, organizing, directing, dan controlling. Planning berada pada urutan pertama dalam ilmu dasar-dasar manajemen, sebab organizing, directing, dan controlling juga harus direncanakan dalam setiap usaha. Menurut Hasibuan (2007) perencanaan adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi tentang pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan tersebut.

Dalam aspek usaha, perencanaan merupakan peta atau gambaran tajam mengenai usaha yang akan dijalankan, dengan adanya rencana usaha (business plan) maka seseorang akan tahu mengenai posisi, arah, dan target yang ingin dicapai perusahaan.

2. Manfaat Perencanaan Usaha

Ada beberapa manfaat dari perencanaan usaha yang sedang kita jalani, antara lain sebagai berikut :

a. Membimbing jalannya usaha;

b. Mengembangkan kemampuan manajerial di bidang usaha;

c. Sebagai petunjuk/pedoman pemimpin perusahaan dalam menjalankan perusahaan;

d. Sebagai sarana untuk bisa memperkecil risiko usaha;

e. Sebagai pedoman untuk melakukan pengawasan atas kinerja perusahaan;

f. Bisa membantu pengajuan kredit bank.

3. Pedoman Penulisan Rencana Usaha :

Ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan dalam merencanakan sebuah usaha. Apabila kamu memahaminya maka kamu bisa menjalankan usahamu dengan terarah.

a. Analisis Kelayakan Usaha :

Analisis kelayakan usaha bisa digunakan untuk mempermudah kita dalam melihat situasi internal dan eksternal. Fungsi utama dari analisis kelayakan usaha adalah agar kita tidak merencanakan atau memulai suatu usaha dengan sia-sia. Selain itu, juga dimaksudkan agar produk yang kita buat tidak salah sasaran, serta tepat memilih metode pemasaran. Yang terpenting agar keuangan perusahaan bisa terkontrol dengan baik. Oleh karena itu, kita perlu melakukan analisis kelayakan usaha yang ingin kita jalani. Dalam buku Perencanaan Usaha karya Munjiati Munawaroh (2016), ada 4 aspek yang harus dianalisis untuk kepentingan perencanaan usaha kita. 

1) Analisis Aspek Pasar

Analisis aspek pasar merupakan pokok dari strategi pemasaran, dengan menganalisis pasar kita menjadi mengetahui kondisi pangasa pasar kita. Ada perusahaan yang ingin menjangkau semua lapisan pasar. Ada pula perusahaan yang memisahkan konsumen sesuai dari produk yang dihasilkannya. Penentuan target pasar harus jelas, sehingga kita tahu kebutuhan dan keinginan konsumen terhadap suatu produk. Penentuan target pasar akan memudahkan kita memilih konsumen yang memiliki daya beli yang potensial. Dengan menganalisis pasar, kita tidak akan salah dalam menjual produk untuk pangsa pasar yang menjadi target.

2) Analisis Aspek Pemasaran

Untuk menganalisis aspek pemasaran tergantung dari siapa target pangsa pasar yang ingin dituju. Dalam dunia pemasaran terdapat tiga kategori penentapan pemasaran yaitu :

a) Strategi pemasaran tanpa pembeda, artinya melakukan pemasaran tanpa membedakan siapa target pasarnya. Perusahaan seperti ini biasanya memiliki satu jenis produk saja. Contoh : minuman teh. Kelebiah dari strategi ini adalah hemat biaya, sebab hanya menargetkan satu kelompok pasar saja. Perusahaan dapat lebih fokus pada produksi dan distribusi, sebab biaya pemasaran yang relative rendah. Kekurangan dari strategi ini adalah banyak perusahaan yang akhirnya memilih pangsa pasar yang target konsumennya, karena hanya mengandalkan satu jenis pemasaran saja. Hal ini mengakibatkan persaingan antara perusahaan semakin kuat.

b) Strategi pemasaran dengan pembeda, artinya perusahaan mengelompokan konsumen tertentu sesuai dengan kebutuhan konsumen. Strategi pemasaran dengan pembeda dipilih perusahaan karena perusahaan memiliki produk yang berbeda-beda kelompok konsumennya. Pembedaan biasanya dilihat dari jenis kelamin, usia, atau selera. Contoh : kosmetik khusus kulit normal, kering, dan berminyak. Kelebiah dari strategi ini adalah produk jadi memiliki daya tariklebih kuat. Namun disisi lain, biaya strategi ini cukup tinggi.

c) Strategi pemasaran terkonsentrasi, artinya perusahaan hanya fokus pada satu kelompok pasar saja. Contoh : produk popok lansia. Perusahaan hanya fokus menampilkan kelebiahan dari produknya kepada kelompok tertentu untuk menarik kesan positif. Namun, bila ada perusahaan dengan target pasar yang sama dan menawarkan produk lebih baik, maka perusahaan bisa kehilangan satu-satunya pangsa pasar produk mereka.

3) Analisis Aspek Produksi

Perencanaan produksi dibutuhkan agar kita bisa mengetahui proses dalam produksi barang atau jasa. Hal ini dimaksudkan agar bisa mengelola berbagai sumber daya dengan baik. Hal pokok dari analisis produksi adalah merencanakan fasilitas produksi. Perencanaan fasilitas produksi meliputi kegiatan-kegiatan berikut ini.

a) Menetapkan jenis barang yang akan diproduksi.

b) Menentukan proses produksi yang dibutuhkan.

c) Menentukan hubungan antara departemen.

d) Menyusun rencana dan fasilitas produksi.

Hal-hal yang perlu dijawab untuk membuat analisis dari aspek fasiitas produksi (supriyanto:2009) antara lain :

a) Lokasi. Kamu harus menentukan, apakah kamu akan membangun lokasi usaha dekat dari konsumen atau dekat dari bahan baku.

b) Tata letak. Kamu harus memikirkan, apakah tata letak mesin dan ruangan sudah baik dalam menunjang kinerja masing-masing departemen.

c) Skala produksi. Kamu harus mempertimbangkan pilihan antara keuntungan maksimum atau biaya rata-rata terendah.

d) Pemilihan mesin atau teknologi. Kamu harus menentukan apakah usahamu padat karya apa padat modal.

4) Analisis Aspek Keuangan

Semua hasil analisis kelayakan usaha juga diperlukan jika kamu ingin mencari investor. Para investor tentunya ingin tahu, seberapa pantas perusahaanmu mendapatkan suntikan dana. Perencanaan usaha yang disusun dengan baik dan dengan perhitungan yang realistis akan mudah untuk menarik investor untuk berinvestasi mengembangkan perusahaan kita. Supriyono (2009) menuliskan tentang analisis keuangan, perencanaannya berupa :

a) Menghitung kebutuhan dana, yaitu dengan menganalisis kebutuhan jumlah dana yang diperlukan untuk membiayai rencana usaha.

b) Menganalisis sumber dana, yaitu merencanakan siapa saja yang sekiranya bisa membantu dalam hal pendanaan. Sumber pendanaan bisa diperoleh dari modal sendiri, utang, aliran kas, atau mencari investor.

b. Petunjuk Praktis Perencanaan Usaha

Dalam buku The Complete of Business Plan, Covello dan Hazelgren (2003) menuliskan setidaknya ada beberapa petunjuk yang bisa digunakan untuk membuat perencanaan yang tepat. Petunjuk praktisnya antara lain sebagai berikut :

1) Bersikaplah realistis. Usaha direncanakan dengan hal-hal paling realistis untuk dijalankan . Jangan terlalu tinggi dalam melangkah, karena akan terasa berat. Mulailah dengan dari langkah kecil yang paling mungkin dilakukan.

2) Dokumentasikan setiap pernyataan atau idemu sendiri. Bisa juga mendokumentasikan pernyataan dari lingkungan sekitar atau orang yang terlibat dalam proses pendirian usaha baru.

3) Tonjolkanlah keunggulan dari produk sehingga konsumen bisa dengan cepat membedakan usaha kita dengan produk yang dihasilkan oleh orang lain.

4) Bersifatlah fleksibel. Rencana usaha adalah gambaran yang bisa membantumu dalam monitor kecepatan, posisi, dana rah perusahaan kamu. Namun, rencana usaha juga bisa berubah seiring dengan waktu dan keepatan teknologi.

5) Gunakan teknologi yang tepat. Dunia berjalan tidaklah statis, apalagi dunia teknologi yang berkembang dengan pesat. Rencanakanlah untuk memiliki teknologi (baik itu perangkat keras, maupun perangkat lunak) yang dapat memudahkan usahamu. Bagaimanapun, waktu adalah uang.

4. Perencanaan Usaha yang Baik

Perencanaan usaha yang baik adalah yang memperhatikan prinsip-prinsip perencanaan usaha (Lukman Hakim:2014) berikut ini.:

a. Prinsip pencapaian tujuan, artinya segala bentuk dan perubahan perencanaan yang dilakukan dalam rangka untuk mencapai tujuan perusahaan.

b. Prinsip perencanaan efisien, artinya perencanaan disusun agar dapat mencapai tujuannya dengan biaya sekecil-kecilnya.

c. Prinsip patokan perencanaan, artinya perencanaan harus dibuat dengan standar tertentu dengan asumsi tertentu, dengan demikian perencanaan dapat dapat dijadikan ramalan masa depan usaha.

d. Prinsip waktu, artinya sebuah perencanaan uasaha harus mengukur waktu dengan tepat sehingga rencana bisa terselesaikan dengan baik sesuai waktu yang direncanakan.

e. Prinsip alternatif, artinya setiap program yang disusun perlu diberikan alternatif penyelesaian jika disaat mengeksikusi rencana terdapat kendala tertentu.

Menurut Hasibuan (2007) perencanaan yang baikharus memenuhi unsur-unsur berikut ini :

a. Tujuannya jelas, rasional, objektif, dan sanggup untuk diperjuangkan.

b. Rencana harus mudah dipahami karena akan dipakai sebagai pedoman bertindak.

c. Rencana harus fleksibel dan berkesinambungan, artinya produksi bisa menyesuaikan situasi dan kondisi, tapi, tetap sesuai tujuan perusahaan.

d. Rencana baiknya meliputi semua kegiatan perusahaan, mulai dari standar pola kerja, aturan, hingga pemberian hadiahdan hukuman.

e. Dalam rencana yang dibuat, tidak boleh ada pertentangan  tugas antar departemen. Semua harus bersinergi agar tercipta suasana kerja yang kondusif.

B. Sumber Daya Usaha :

Covello dan Hazelgren dalam bukunya berjudul The Complete Book of Business Plans menuliskan bahwa perencanaan usaha juga membutuhkan alat-alat sarana manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sarana (tools) merupakan syarat agar suatu usaha dapat mencapai tujuannya. Alat-alat sarana tersebut disebut juga sumber daya usaha. Dalam unsur-unsur sumber daya usaha terdapat istilah 7M yang merujuk pada macam-macam unsur tersebut.

1. Man (Manusia)

Salah satu definisi manajemen adalah seni mencapai tujuan melalui orang lain. Artinya unsur pokok dari manajemen adalah manusia, sebab dengan bantuan manusialah sebuah usaha dapat berjalan. Manajemen manusia atau pegawai sangat penting, mengingat perusahaan tidak akan bisa beroperasi tanpa adanya pegwai.

2. Money (Uang)

Uang merupakan sumber daya kedua yang wajib dimiliki setelah sumber daya manusia terpenuhi. Uang dalam hal sumber daya usaha merujuk kepada modal dan pendanaan. Oleh karena itu, uang merupakan alat agar sebuah perusahaan dapat berkembang. Dalam analisis usaha, juga tidak boleh luput untuk menganalisis keuangan kita, sebab hal itu berkaitan dengan dana yang dibutuhkan untuk membuka usaha, dan profit yang ingin dicapai. Dalam sebuah perusahaan, ada bagian khusus yang mengelola keuangan perusahkaan. Hal itu dikarenakan fungsi uang yang sangat vital dalam keberlangsungan perusahaan. Uang yang dimiliki perusahaan, harus diatur secara teliti dan bijak.Lancar tidaknya sebuah usaha juga ditentukan dari perhitungan dan ketelitian uang yang digunakan.

3. Materials (Bahan-bahan)

Materials atau bahan-bahan adalah segala macam bahan yang dibutuhkan untuk memproduksi barang maupun jasa. Dalam upaya untuk mengelola bahan-bahan maka diperlukan kontrol bahan. Kontrol adalah tindakan pengaturan dan pengarahan pelaksanaan dengan maksud agar tujuan tertentu dapat dicapai secara efisien dan efektif (Subagya,1996). Jadi, pengertian kontrol material adalah suatu aktivitas pengaturan material yang bertujuan untuk mengetahui kondisi aktual material, agar sesuai dengan kondisi yang ditetapkan saat perencanaan. Kontrol bahan sangat dibutuhkan untuk menjaga kualitas dan kuantitas bahan yang akan digunakan untuk memproduksi barang dan jasa.

Kontrol kuantitas adalah pengelolaan jumlah bahan yang telah direncanakan agar bisa sesuai dengan yang dibutuhkan. Perencanaan kuantitas bahan bisa ditentukan dari target yang ingin dicapai. Pengotrolan jumlah kuantitas bahan diperlukan agar tidak terjadi perbedaan signifikan yang berakibat terbuangnya bahan secara sia-sia (Wijaya dkk, 2005). Kontrol kuantitas adalah teknik operasional dan aktivitas yang digunakan untuk memenuhi standar kualitas. Kontrol kualitas diperlukan untuk menjaga kesesuaian antara perencanaan dengan apa yang terjadi di lapangan. Kualitas sebaiknya menggambarkan karakteristik langsung dari produk yang akan dihasilkan. Jika bisa, tetap ada kontrol penerimaan barang agar produk yang sampai pada pelanggan masih dengan kualitas yang baik.

Segala bentuk kontrol ditujukan untuk kepuasan pelanggan. Agar proses produksi bisa tetap berjalan lancer, maka sebagai produsen kita harus menjaga pelanggan yang sudah ada. Pelanggan kita adalah salah satu modal bagi kita, jangan sampai kehilangan pelanggan karena biaya untuk mencari pelanggan baru jauh lebih tinggi disbanding dengan mempertahankan pelanggan yang sudah ada.

4. Machine (Mesin)

Mesin adalah alat paling mendasar untuk membuat sebuah barang ataupun memberikan sevis jasa. Pemilihan mesin yang tepat sesuai dengan kebutuhan kita tidak hanya meningkatkan efisiensi dalam pekerjaan tetapi juga menghemat waktu dan menaikan pendapatan. Yang perlu dilakukan dalam penentuan sember daya mesin antara lain sebagai berikut.

a. Pilihlah mesin yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan produksi.

b. Teknis mesin dan peralatannya harus diseleksi dengan baik untuk menghidari kecacatan mesin.

c. Jangan lupa membeli atau menyetok ketersediaan suku cadang mesin bila sewaktu-waktu mesin mengalami kerusakan, sehingga dapat menghemat waktu untuk memperbaiki mesin.

d. Mengevaluasi hasil penjualan produk atau jasa yang menggunakan mesin tersebut.

5. Method (Metode)

Dalam ilmu manajemen, metede adalah segala yang dilakukan oleh orang yang tepat, dengan cara yang tepat, dan pada saat waktu yang tepat pula (Edwin Lee,1996). Metode adalah seni melakukan suatu hal. Dalam sebuah perusahaan, metode bisa dilihat dari rencana perusahaan, kebijakan, prosedur, dan data. Lebih jauh lagi, sebuah perusahaan dapat menerapkan metode yang sesuai dengan adat istiaat setempat, ataupun budaya kerja organisasi.

Metode menentukan bagaimana seseorang bekerja dan bagaimana seseorang menempatkan suatu pekerjaan sesuai prioritasnya. Dengan metode pula, orang-orang bisa saling terhubung (hubungan kerja perusahaan) dan dengan metode pula yang menghubungkan pekerja dengan mesin (metode teknik lapangan). Misalnya, GAAP adalah sebuah metode yang digunakan untuk menilai kondisi keuangan perusahaan. ISO 9000 adalah metode yang digunakan untuk mengukur kuwalitas performa.

6. Marketing (Pemasaran)

Pemasaran adalah proses social dan manajerial yang ditentukan oleh individu atau kelompok mengenai apa yang mereka butuhkan dan inginkan terhadap pembuatan dan pertukaran produk dan nilai dengan individu atau kelompok lainnya (Kotler, 2005). Pemasaran merupakan hal terpenting jika produk yang kita hasilkan terjual pada target pasar. Tanpa melakukan pemasaran, tidak mungkin aka nada orang yang tahu bahwa kita sedang menawarkan sebuah produk baik barang maupun jasa.

Dalam melakukan pemsaran, ada tiga hal yang menjadi dasar pertimbangan, yaitu sebagai berikut.

a. Penyampaian nilai, artinya kamu harus menyampaikan kelebihan apa yang akan didapat oleh konsumen.

b. Pemosisian produk, artinya kamu harus tahu kepada siapa kamu akan menawarkan produk. Tentunya dengan cara menganalisis kebutuhan dan keinginan konsumen.

c. Pembedaan produk, artinya kamu harus memberikan kesan berbeda kepada konsumen, dan kesan ini yang membedakan produkmu dengan produk yang lain.

7. Maesurement (Pengukuran)

Pengukuran adalah hasil observasi yang terukur jumlahnya atas sebuah aspek atau atribut dari sebuah proses, produk atau proyek. Pengukuran akan meningkatkan kemampuan kamu untuk mengetahui apakah hal tersebut sesuai dengan kapasitas dan kapabilitas kamu atau tidak. Sedikitnya ada 5 hal yang bisa dilakukan pengukurannya (Edwin Lee,1996) yaitu :

a. Ukurlah apa yang menjadi keinginan konsumen. Pengukuran harus focus pada apa yang menjadi kebutuhan dan keinginan konsumen. Hal ini agar kamu bisa memberikan kepuasan kepada konsumen.

b. Ukurlah proses dan bukan manusianya. Semua program pengukuran harus ada peningkatan dan perubahan, bukan sekedar dievaluasi. Pengukuran yang dilakukan harus mendukung proses peningkatan yang berkelanjutan.

c. Buatlah target. Dalam sebuah pengukuran perlu ada target yang ingin dicapai, sehingga tahu hasil dari pengukuran kamu. Hasil pengukuran harus berupa angka, jangan presentase, agar lebih mudah memahami hasil pengukuran.

d. Setelah mengetahui hasil pengukuran, maka kamu harus tahu akan berbuat apa. Sekalipun hasil pengukuran tidak sesuai harapan atau bahkan melebihi ekspektasi.

e. Perbandingkanlah hasil pengukuranmu yang sekarang dengan yang telah lalu. Agar kamu mengetahui apakah usaha yang kamu lakukan mengalami peningkatan atau tidak.