DOKUMEN TRANSAKSI

 

BUKTI TRANSAKSI

 

Analisis Bukti Transaksi :

Sebuah transaksi dalam akuntansi dikatakan sah bila didukung adanya bukti transaksi yang sah pula. Sebelum bukti transaksi dicatat perlu dianalisis dan dicek terlebih dahulu kebenaran dan keabsahannya :

1.      Siapa yang membuat transaksi tersebut.

2.      Ditujukan untuk siapa

3.      Kelengkapan isi bukti transaksi, seperti :

a.      Tanggal pembuatan bukti transaksi.

b.      Jumlah uang.

c.       Kegunaan / bukti pendukung transaksinya.

d.      Pengesahan

e.      Jumlah dan harga barang (untuk nota, faktur, nota debet/kredit).

 

 

Bukti transaksi digolongkan menjadi :

1.      Bukti pembelian → yang berhubungan dengan pembelian secara kredit (faktur pembelian).

2.      Bukti penjualan → yang berhubungan dengan penjualan secara kredit (faktur penjualan).

3.      Bukti penerimaan kas → yang berkaitan dengan penerimaan uang.

4.      Bukti pengeluran kas → yang berkaitan dengan pengeluaran uang.

5.      Bukti memorial → yang tidak terkait dengan bukti-bukti tersebut di atas (seperti : nota debet, nota kredit dll)

 

 

MACAM-MACAM BUKTI TRANSAKSI

 

Bukti Transaksi Eksteren :

 

1.        Kwitansi → tanda bukti terjadinya pembayaran yang ditanda tangani oleh pihak penerima uang.       Dibubuhi meterai sesuai aturan yang berlaku

       Lembar asli diserahkan kepada pihak yang membayar

       Sus / potongannya atau tembusannya disimpan pihak yang menerima uang.

       Contoh :

2.        Nota kontan → tanda bukti pembelian barang secara tunai yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli.

  Dibuat rangkap dua

 Aslinya diserahkan kepada pembeli

  Tembusannya disimpan pihak penjual

3.        Faktur → perhitungan jual beli secara kredit yang dibuat oleh pihak penjual, dan ditanda tangani baik oleh penjual maupun pembeli.

  Dibuat rangkap dua

  Aslinya disimpan oleh penjual → sebagai bukti untuk menagih

  Tembusan ditangan pembeli

4.        Nota kredit → surat bukti terjadinya perhitungan pengurangan hutang/piutang yang dibuat oleh pihak penjual.

·         Terjadi karena : barang rusak, tidak sesuai pesanan

·         Dibuat rangkap

·         Aslinya diberikan kepada pembeli

·         Tembusanya kepada penjual

 

5.        Nota debet → surat bukti terjadinya perhitungan pengurangan hutang/piutang yang dibuat oleh pihak pembeli.

  Terjadi karena : barang rusak,tidak sesuiai pesanan, atau penurunan/pengurangan  

  Dibuat rangkap.

  Aslinya diserahkan kepada penjual.

  Tembusannya dipegang pembeli.

 

6.        Cek → surat perintah dari seseorang nasabah / pemegang rekening giro pada suatu bank agar bank membayar sejumlah uang kepada pihak yang membawa surat  cek tersebut.

Pembayaran dengan cek hendaknya dibuatkan tanda bukti terima (kwitansi).

7.        Bilyet giro → surat perintah dari seorang nasabah / pemegang rekening giro pada suatu bank agar bank tersebut melakukan pembayaran dengan cara memindahkan sejumlah nilai uang dari pihak pembuat surat tersebut kepada rekening orang / nasabah yang namanya tertulis pada surat tersebut.

Contoh :

9.        Memo → bukti transaksi yang dibuat oleh pimpinan perusahaan untuk bagian akuntansi, berisi perintah pencatatan suatu kejadian.

Contoh :

Bukti Transaksi Interen :

 

Bukti Pencatatan

 

Kadang kala perusahaan mencatat bukti transaksi langsung kedalam jurnal, akan tetapi untuk perusahaan relatif besar dan tertib administrasinya, bukti transaksi tidak langsung dicatat  dalam jurnal, tetapi terlebih dahulu dibuatkan bukti pencatatan / bukti jurnal, baru kemudian dicatat dalam jurnal.

Bukti pencatatan memperlihatkan nama-nama rekening yang akan didebetkan dan nama-nama rekening yang akan dikreditkan berikut nomer rekening beserta jumlahnya. Dalam bukti pencatatan dicantumkan nama dan tanda tangan yang membuat dan menyetujui, sehingga akan terlihat siapa yang bertanggung jawab atas kebenaran pencatatan tersebut. Tanggal yang tercantum dalam bukti pencatatan harus sama dengan tanggal yang terdapat dalam bukti transaksi.

Bentuk bukkti pencatatan antara lain sebagai berikut :

Contoh, pembelian perlengkapan secara tunai :

PENANGANAN DOKUMEN

 

Penanganan dokumen transaksi setelah dilakukan pencatatan yang benar kemudian disimpan dengan baik. Faktor penyaimpanan yang baik diantaranya alat penyimpanan yang digunakan dan sistim yang dipakai.

Peralatan yang dipakai harus didukung oleh sumber daya yang memadai artinya menguasai cara penggunaan secara tepat.

Penanganan dokumen biasanya disebut sistim failing. Adapun sistem filing yang bisa digunakan diantaranya :

1. Sistem Numerical
2. Sistem Desimal
3. Sistem Memonic
4. Sistem Kombinasi Huruf dan Angka

(dijelaskan pada materi Jurnal)