Dikembangkan pertama kali oleh MYOB Limited Australia, dan sekarang telah dikembangkan dibeberapa negara lain seperti di Amerika, Kanada, Selandia Baru.
Sampai sekarang telah diterbitkan MYOB Accounting versi 17, MYOB Accounting versi 13 (Australia), MYOB Accounting Plus versi 13, MYOB Primer versi 7 (Australia).
MYOB Primer dapat digunakan untuk perusahaan yang menggunakan Sistem multicurrency.
Beberapa alasan menggunakan software ini selain pekerjaan akuntansi Anda menjadi lebih cepat dan tepat adalah :
1. User Friendly (mudah digunakan).
Dengan tampilan menu dan aliran transaksi yang sederhana dan mudah diingat, MYOB mudah dimengerti oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan mendalam tentang komputer dan akuntansi.
2. Tingkat keamanan (scurity) yang cukup valid untuk setiap user.
3. Kemampuan explorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses ekspor/impor file yang merepotkan.
4. Kemampuan trash back semua laporan ke source dokumen dan source transaksi.
5. Dapat diaplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah di rekomendasikan.
6. Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta menampilkan analisis laporan dalam bentuk grafik.
7. Software tersebut telah teruji mengingat program tersebut juga dikembangkan di negara lain seperti Amerika, dimana Amerika adalah gudang software akuntansi yang hebat.
Fitur yang Disediakan MYOB
MYOB dibuat sebagai gabungan beberapa modul (fitur) yang disajikan dalam satu paket/form yang disebut dengan Command Centre :
1. Accounts
Menyediakan fitur Account List, Record Journal Entry.
2. Banking
Menyediakan fitur Spend Money, Recceive Money, Prepare Bank Deposit, Bank Register, Reconcile Account, Print Cheque.
3. Sales
Menyediakan fitur Sales Quote, Order, Invoice, Sales Return, Receive Payment, Print Invoice, Print Statement.
4. Time Billing
Menyediakan fitur Activities, Prepare Time Billing Invoice.
5. Purchases
Menyediakan fitur Purchase Quote, Order, Bill, Purchase Return, Pay Bill, Print Purchase Order, Print Cheque.
6. Payroll
Menyediakan fitur Pay Employess, Print Cheque, Print Payment Summaries.
7. Inventory
Menyediakan fitur Item Register, Item List, Set Item Price, Count Inventory, Inventory Adjustment, Inventory Transfer, Auto Build Inventory.
8. Card File
Menyediakan fitur Card List seperti Cutomer, Vendor, Personal, Employee.
Otomatisasi Sistem Pencatatan
Semua form yang disediakan oleh MYOB sudah diotomatisasikan dimana satu angka dalam form tersebut ditransformulasikan kesisi debit atau sisi kredit, kecuali untuk form Record Journal Entry.
Setiap kelompok command center akan bermuara kedalam Transaction Journal, kecuali Card File.
Semua form yang sudah diotomatisasikan tersebut dihubungkan oleh account yang telah dipilih dan ditentukan didalam isian Linked Account.
Fasilitas multiuser memungkinkan pembagian tugas input data transaksi tidak hanya dilakukan accounting saja, tetapi oleh bagian-bagian yang lain seperti bagian penjualan, pembelian, gudang, keuangan, serta personalia (payroll).
Format Tanggal & Mata Uang
Format tanggal dan simbol mata uang yang ditampilkan MYOB mengikuti setting windows yang Anda gunakan.
Jika Anda mengatur Regional Setting Windows Anda dengan English (United States), maka simbol mata uang yang ditampilkan adalah $ (dolar) dengan pemisah ribuan(,), dan pemisah desimal (.) serta setting tanggal adalah MM/DD/YY.
Jika Anda ingin menampilkan format simbol mata uang Rp dan pemisah dibuat titik serta pemisah desimal koma maka Anda harus merubah Regional Setting Windows Anda menjadi Indonesian.
Cara merubah Regional Setting di WinME
1. Klik menu Start di pojok kiri bawah monitor Anda, pilih Setting dan klik Control Panel, sehingga akan tampil form pilihan Control Panel.
2. Cari ikon Regional Setting. Setelah ketemu, klik ganda lalu ubahlah Regional menjadi Indonesian.
3. Setelah mengubah Regional Setting, klik Apply.
Biasanya akan muncul konfirmasi apakah ingin restart komputer atau tidak. Sebaiknya pilih Yes supaya tidak ada konflik dalam pencetakan ke printer.
Jika untuk Regional Setting Anda pilih Indonesian maka secara otomatis seluruh seting akan berubah sesuai dengan kebiasaan setting yang berlaku di Indonesia.
Persiapan Data Awal
1. Chart of Account
Adalah pengkodean dan pengelompokan account dengan klasifikasi account dan memberikan nomor kode unik (tidak ada yang sama dengan yang lain).
Susunlah Chart of Account sesuai dengan GAAP (General Accepted Accounting Principles)
2. Job List
Buatlah dan tetapkan Job (Proyek) perusahaan Anda (jika ada).
3. Card File
Catat dan kelompokan data customer, vendor, employee, dan personal.
4. Item List
Catat dan kelompokan nama barang/jasa yang akan diperjualbelikan.
5. Linked Account
Tetapkan dan pilih Account yang akan dimasukan kedalam Linked Account.
6. Opening Balance
Masukan saldo awal masing-masing Account, Customer, Vendor, Inventory dan Job Anda (jika ada).
Cek kembali keseimbangan neraca Anda sebelum memasukan transaksi.
7. Gunakan menu Easy Setup Assistant untuk memandu Anda melakukan berbagai setup awal dengan tuntunan dari MYOB.
8. Jika perlu buatlah user profile (multi user) berikut password dan kewenangan masing-masing user.
Membuka Program MYOB Accounting
1. Klik menu Start, pilih Program, pilih MYOB Accounting......
2. Setelah itu tampil kotak dialog Welcome to MYOB Accounting :
Open (your company file) :
Tombol pilihan ini akan membuka data MYOB (file.DAT) yang telah ada.
Create (new company file) :
Tombol pilihan ini akan membuat data baru, dengan dipandu (assistant) tentang tahap-tahap yang harus dilakukan saat membuat file baru pertama kali.
Explore (the sample company) :
Tombol ini akan membuka contoh yang telah disediakan oleh MYOB.
What’s New (in this version) :
Tombol ini akan menampilkan file.html dan dihubungkan dengan internet/online.
Exit (MYOB Accounting) :
Tombol untuk mengakhiri program MYOB.
Membuka Data Akuntansi (Open)
1. Klik tombol Open your company file, kemudian akan ditampilkan kotak dialog yang menanyakan tempat data dan folder data diletakan.
2. Look in : cari tempat data berada di folder/directory mana?
3. File Name : ketik atau pilih beberapa file yang mempunyai ekstension *.DAT, klik Open.
4. Muncul kotak dialog Sign on, isikan User ID dan Password (jika ada), dan klik OK.
Membuat Data Baru (Create)
1. Setelah membuka program MYOB klik pilihan Create new company file; atau
2. Bila menu Command Centre dari data MYOB sudah terbuka, klik menu file, lalu klik New.
3. Muncul kotak dialog New Company File Assistant. Form ini terbagi menjadi 6 bagian :
a. Introduction
b. Company Information
c. Accounting Information
d. Account List
e. Company File
f. Conclusion
Teks dalam bagian tersebut ada yang tercetak :
1) Hitam (tebal) : menu assistant yang sedang aktif
2) Hitam (tipis) : menu assistant yang pernah dibuka
3) Abu-abu : menu assistant yang belum dibuka
4. Dari Introduction klik Next sehingga muncul kotak dialog Company Information yaitu untuk mengisikan data nama dan alamat perusahaan. Kemudian klik Next.
5. Muncul pengisian Accounting Information terdiri dari :
- a. Current Financial Year :
Diisikan tahun tuutup buku
- b. Last Month of Financial Year :
Pilih bulan tutup buku
- c. Convertion Month :
Pilih bulan awal buku
- d. Number of Accounting Periods:
Jumlah periode setahun (tweleve / thirteen)
6. Pengisian Account List terdiri dari :
a. I Would like to start with one of the last provided by MYOB Accounting
Pilihan ini memungkinkan untuk memilih salah satu tipe Accounts dari 105 jenis perusahaan yang disediakan oleh MYOB.
MYOB membagi menjadi 5 kelompok :
- a. Agreculture : Industri Pertanian
- b. Manufacturing : Industri Pabrik
- c. Retail : Perusahaan Eceran
- d. Service : Perusahaan Jasa
- e. Other : Lain-lain
- f. All
b. I Would like to import a list of account provide by my accountant after I’m done creating my company file
Pilihan ini memungkinkan untuk mengimport daftar account yang telah ada setelah membuat file baru.
c. I Would like to bulid my own accounts list one I begin using MYOB
Pilihan ini memungkinkan untuk membuat dan mendesain daftar account.
Pembuatan accaount merupakan langkah pertama yang akan dilakukan setelah membuat file.
7. Pilihan-pilihan Account List tersebut sehingga MYOB akan menyimpan data secara otomatis dengan nama directory yang dibuatkan oleh MYOB. Tetapi jika Anda menghendaki merubah nama file dan tempat folder sesuai keinginan maka klik tombol Change, lalu pilih folder (direktori) tempat data akan diletakan, serta ketikan nama file lalu klik Save.
8. Selanjutnya komputer akan melakukan proses beberapa detik untuk membuat data baru tersebut.
9. Hasil pembuatan file baru akan diinformasikan pada Assitant Conclusion. Jika muncul kata Congratulations, berarti pembuatan file berhasil.
Ada dua tombol pilihan yang dapat dipilih :
a. Setup Assistant : untuk melakukan langkah setup dengan mudah.
b. Command Centre : tampilan awal program MYOB
0 comments:
Posting Komentar