MEMPERSIAPKAN ADMINISTRASI USAHA

 

Istilah administrasi berasal dari Bahasa Belanda yaitu “administratie” yang berarti tata usaha mencakup manajemen kegiatan organisasi (bestuur) dan manajemen sumber daya (beheer) (Nawawi,2009). Sebenarnya kata administrasi dalam Bahasa Indonesia mengalami penyempitan makna dari Bahasa Belanda. Dalam Bahasa Belanda, kata administrasi mencakup pengelolaan organisasi, manajemen (keuangan, gudang, dan sebagainya), juga bisa diartikan sebagai memberi bimbingan. Namun pada masa penjajahan, penduduk Indonesia (inlander) hanya ditugaskan untuk mengurus administrasi bagian tata usaha, sehingga kata administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha.

Pada kesempatan ini kita akan mempelajari mengenai administrasi berupa pengurusan perizinan dan juga pengelolaan surat menyurat dalam perusahaan. Legalisasi sangat diperlukan bagi keberlangsungan usaha kita. Dengan adanya perizinan dari pihak yang berwenang, usaha kita mendapat jaminan dan perlindungan secara hukum. Meskipun yang diwajibkan yang mengurus perizinan adalah segala bentuk usaha yang telah berjalan dan menetap. Jika usaha yang kamu lakukan tidak menetap seperti halnya pedagang kaki lima, maka kamu tidak diwajibkan untuk mengurus administrasi perizinan. Kita juaga akan membahas tentang pajak pribadi dan pajak usaha. Tujuan mempelajari pajak yaitu agar usaha yang kita jalankan legal, kewajiban membayar pajak juga merupakan kelanjutan dari pengurusan izin usaha.

A.    Surat Izin Usaha Perdagangan

Dalam Peraturan Menteri Perdagangan Republik Indonesia nomor 36/M-DAG/PER/9/2007 tentang Penerbitan Surat Izin Perdagangan mendefinisikan surat izin usaha perdagangan adalah surat izin untuk dapat melakukan usaha perdagangan. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dibutuhkan untuk kelancaran dan legalitas usaha di bidang usaha perdagangan. Diperlukannya memproses SIUP bukan berarti pemerintah ingin membebani masyarakat, melainkan sebagai bentuk kemudahan, keseragaman, dan ketertiban secara umum.

 

1.    Macam-Macam SIUP

SIUP digolongkan menjadi tiga macam sesuai dengan modal dan kekayaan bersih dari sebuah usaha :

a.     SIUP Kecil

Yaitu SIUP yang wajib dimiliki oleh perusahaan perdagangan dengan modal dan kekayaan bersih (netto) seluruhnya sampai dengan Rp.200.000.000,- (dua ratus juta rupiah), tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha.

b.     SIUP Menengah

Yaitu SIUP yang wajib dimiliki oleh Perusahaan Perdagangan dengan modal dan kekayaan bersih (netto) seluruhnya di atas Rp.200.000.000.- (dua ratus juta rupiah) sampai dengan Rp.500.000.000,- (lima ratus juta rupiah), tidak termasuk tanah dan bagunan tempat usaha.

c.     SIUP Besar

Yaitu SIUP yang wajib dimiliki oleh Perusahaan Perdagangn dengan modal dan kekayan bersih (netto) seluruhnya di atas Rp.500.000.000,- (lima ratus juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha.

 

Perlu diketahui bahwa setiap perusahaan dagang yang dijalankan di Indonesia, wajib memiliki SIUP. Namun, ada beberapa usaha yang tidak wajib memiliki SIUP antara lain :

a.     Kantor Cabang perusahaan atau Kantor Perwakilan perusahaan

b.   Perusahaan Kecil Perorangan yang tidak berbentuk Badan Hukum atau Persekutuan, yang diurus, dijalankan, atau dikelola sendiri oleh pemiliknya atau anggota keluarga/kerabat terdekat

c.    Pedagang Keliling, pedagang asongan, pedagang pinggir jalan atau pedagang kaki lima.

Usaha-usaha tersebut baru diberikan SIUP hanya jika pemilik usaha tersebut mengajukan sendiri surat permohonan izin usaha perdagangan.

SIUP dilarang penggunaanya untuk usaha-usaha seperti menghimpun dana dari masyarakat dengan menawarkan janji keuntungan yang tidak wajar (money game), perdagangan barang dan/atau jasa dengan system penjualan langsung (single level marketing atau multi level marketing), perdagangan jasa survey, perdagangan berjangka komoditi.

 

2.    Proses Pengurusan SIUP

Untuk bisa mendapatkan  SIUP, kamu harus mengajukan surat permohonan SIUP (SP-SIUP) terlebih dahulu. SP-SIUP bisa diajukan kepada Pejabat Penerbit SIUP dengan mengisi formulir SP-SIUP terlebih dahulu dan melampirkan dokumen persyaratan seperti akta pendirian perusahaan dari notaris, foto kopi KTP, dan foto pemilik atau penanggung jawab perusahaan.

Berdasarkan Peraturan Menteri Perdagangan RI Nomor : 36/M-DAG/PER/9/2007, kamu bisa mendapatkan SIUP paling lambat tiga hari kerja terhitung sejak diterimanya SP-SIUP dan dokumen secara lengkap dan benar. Pemilik SIUP yang akan membuka Kantor Cabang atau Perwakilan Perusahaan, wajib lapor secara tertulis kepada Pejabat Penerbit SIUP di tempat kedudukan Kantor Cabang atau Kantor Perwakilan Perusahaan dengan melampirkan dokumen persyaratan.

 

3.    Sanksi-Sanksi

Jenis sanksi yang diberikan kepada pelaku usaha ada tiga, yaitu :

a.    Pemberian Surat Peringatan

Pemberian surat peringatan tertulis oleh pejabat penerbit SIUP diberikan kepada pelaku usaha apabila :

1)    Pemilik SIUP yang akan membuka Kantor Cabang atau Perwakilan Perusahaan, tidak melapor secara tertulis kepada Pejabat Penerbit SIUP di tempat kedudukan Kantor Cabang atau Perwakilan Perusahaan.

2)  Pemilik SIUP tidak melaporkan adanya perubahan data dengan mengajukan SP-SIUP perubahan.

3)    Pemilik SIUP tidak menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan kegiatan usahanya, bila diminta oleh Menteri atau Pejabat Penerbit SIUP.

4)    Pemilik SIUP yang tidak melakukan usaha selama 6 (enam) bulan berturut-turut atau menutup perusahaanya, dan tidak menyampaikan laporan secara tertulis kepada Pejabat Penerbit SIUP disertai alasan penutupan dan mengembalikan SIUP asli. Penerbitan surat peringatan maksimal tiga kali berturut-turut dalam rentang waktu dua pecan.

 

b.    Pemberhentian Sementara SIUP

Pemberhentian Sementara SIUP kepada pelaku usaha dilakukan apabila penanggung jawab perusahaan tidak mengiraukan peringatan tertulis. Sanksi pemberhentian sementara SIUP diberikan paling lama 3 bulan.

 

c.    Pencabutan SIUP

Pencabutan SIUP dilakukan apabila penanggung jawab usaha tidak mengurus pemberhentian sementara SIUP atau melanggar ketentuan pendaftaran SIUP, misalnya melakukan pemalsuan data atau membohongi petugas dengan jenis usahanya.

 

B.    Surat Izin Tempat Usaha

Surat Izin Tempat Usaha (SITU) adalah izin yang diberikan kepada perorangan, perusahaan, atau badan untuk memperoleh tempat usaha sesuai dengan tata ruang wilayah yang diperlukan dalam rangka penanaman modal. Dasar hukum untuk SITU biasanya dikeluarkan oleh Pemerintah Daerah berupa Perd. Dalam Perda tersebut diatur bagaimana proses memperoleh SITU dan informasi lainnya.

SITU dikeluarkan agar usaha yang dibangun mendapat pengakuan hukum dan sah menggunakan tanah dan bangunan. Pembuatan SITU diharapkan dapat menciptakan keteraturan antara pengusaha sehingga tidak ada saling klaim mengenai hak bangunan. Peraturan perizinan tempat usaha diatur oleh daerah masing-masing, sehingga tiap daerah berbeda-beda namun tetap mengacu pada Surat Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Menteri Perdagangan nomor 56 Tahun 1971 tanggal 19 Mei 1971 nomor 103-A/KP-V/71 tentang ketentuan-ketentuan kewenangan dalam memberikan izin tempat usaha dan izin usaha perdagangan.

 

1.    Ketentuan Izin Tempat Usaha

Ketentuan untuk mendaftarkan sudah diatur dalam Surat Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri  dan Menteri Perdagangan nomor 56 Tahun 1971 tanggal 19 Mei 1971 nomor103-A/KP-V/71 tentang ketntuan-ketentuan kewenangan dalam memberikan izin tempat usaha dan usaha perdagangan.

Ketentuan yang tertulis dalam surat keputusan tersebut antara lain :

a.  Semua perusahaan yang menggunakan tempat untuk melakukan usaha (usaha hinder ordonantie dan non-hinder ordonantie), wajib memiliki izin tempat usaha. Jenis-jenis usaha Hinder Ordonantie dapat dilihat di dalam Undang-Undang Gangguan.

b.     Izin tempat usaha berlaku untuk jangka waktu selama 5 tahun atau jangka waktu tertentu (kurang dari 5 tahun). Izin tempat usaha yang berlaku untuk jangka waktu, dikeluarkan atas dasar beberapa pertimbangan tertentu selain persyaratan yang telah ditetapkan.

 

2.    Persyaratan  Mendapatkan SITU

Untuk memperoleh tempat usaha dilakukan dengan cara mengajukan permohonan tertulis menurut formulir dan daftar isian yang telah ditetapkan tiap-tiap daerah dengan melampirkan beberapa dokumen sebagai berikut :

a.     Skema lokasi tempat usaha

b.     Luas tanah / bangunan tempat usaha dana tau Sertifikat / Surat Tanah

c.     Surat izin persetujuan dari pemilik tanah/bangunan dan atau surat perjanjian sewa menyewa kedua belah pihak bila tanah/bangunan tersebut bukan milik pengusaha atau pemohon

d.     Surat keterangan/bukti lunas/restribusi daerah yang dikeluarkan oleh Dinas Pendapatan Daerah

e.     Gambar bangunan/gambar kerja/bestek

f.      Perhitungan kontruksi dan fondasi

g.     Data mesin yang dipakai

h.     Jumlah tenaga

i.       Study Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL) dan Usaha Pengelolaan Lingkungan (UKL) dan usaha Pemantauan Lingkungan (LPL) bila diperlukan menurut peraturan yang berlaku

j.      Memiliki racun api, yang dibuktikan dengan Surat Keterangan dari Dinas Pemadam Kebakaran

 

3.    Biaya Pembuatan SITU

Biaya pengurusan SITU berbeda-beda tiap daerahnya, sesuai dengan peraturan daerah masing-masing. Namun rata-rata biaya yang dikenakan tiap bangunan untuk mendapatkan SITU sebesar Rp.5.000,- (lima ribu rupiah) sampai dengan Rp.10.000,- (sepuluh ribu rupiah) per meternya.

 

4.    Sanksi-Sanksi

Untuk menghindari pengusaha-pengusaha yang nakal dan untuk keteraturan kota, maka siapapun yang melanggar akan dikenakan hukum pidana yang diatur sebagai berikut.

a.  Keterlambatan sampai 1 (satu) bulan dikenakan denda 10% dari besarnya biaya Surat Izin Tempat Usaha yang harus dibayar.

b.  Keterlambatan lebih dari 1 (satu) bulan sampai 3 (tiga) bulan dikenakan denda sebesar 25% dari besarnya biaya Surat Izin Tempat Usaha yang harus dibayar.

c.   Keterlambatan lebih dari 3 (tiga) bulan sampai dengan 6 (enam) bulan dikenakan denda sebesar 50% dari besarnya  biaya Surat Izin Temapat Usaha yang harus dibayar.

d.  Keterlambatan lebih dari 6 (enam) bulan sampai 1 (satu) tahun dikenakan denda sebesar 100% dari besarnya biaya Surat Izin Tempat Usaha yang harus dibayar.

e.   Pelanggaran terhadap ketentuan-ketenutan yang sudah diatur oleh Peraturan Daerah ini dapat diancam dengan pidana kurungan paling lama 6 (enam) bulan atau denda sebanyak-banyaknya Rp.5.000.000,- (lima juta rupiah).

 

C.    Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

 

1.    Pengertian

Pajak merupakan kontribusi wajib pribadi atau badan kepada negara yang bersifat memaksa berdasarkan Undang-Undang, dengan tidak mendapatkan imbalan secara langsung dan digunakan untuk keperluan negara bagi sebesr-besarnya  untuk kemakmuran rakyat. Nomor Pokok Wajib Pajak adalah nomor yang diberikan kepada Wajib Pajak sebagai sarana dan administrasi perpajakan yang dipergunakan sebagai tanda pengenal diri atau identitas Wajib Pajak dalam melaksanakan hak dan kewajiban perpajakanya. Wajib Pajak (WP) adalah orang pribadi atau badan meliputi pembayar pajak, pemotong pajak, dan pemungut pajak, yang mempunyai hak dan kewajiban perpajakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan.

 

2.    Fungsi dan Manfaat

NPWP merupakan identitas dari wajib pajak dalam melaksankan hak dan kewajiban perpajakan. Selain itu, pembuatan NPWP sekaligus menjaga ketertiban pembayaran dan pengawasan administrasi perpajakan. Berikut ini adalah manfaat memiliki NPWP yang disarikan dari booklet pajak pribadi Direktorat Jendral Pajak.

 

a.    Kemudahan Pengurusan Administrasi

1)    Pengajuan kredit bank

2)    Pembuatan rekening koran di bank

3)    Pengajuan SIUP/TDP

4)    Pembayaran pajak final (PPh Final, PPN dan BPHTB, dll)

5)    Pembuatan paspor

6)    Mengikuti lelang di instansi Pemerintah, BUMN dan BUMD

 

b.    Kemudahan Pelayanan Perpajakan

1)    Pengembalian pajak

2)    Pengurangan pembayaran pajak

3)    Penyetoran dan pelaporan pajak

 

3.    Tarif Pajak Penghasilan

Pada dasarnya, tidak semua orang yang sudah bekerja atau berpenghasilan wajib membayar pajak atau memiliki NPWP. Berdasarkan Buku Pedoman Perpajakan yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak tahun 2015, mulai tahun 2015 besarnya PTKP adalah sebagai berikut.

a.   Rp.36.000.000,- (tiga puluh enam juta rupiah) untuk Wajib Pajak orang pribadi

b.     Rp.3.000.000,- (tiga juta rupiah) tambahan untuk Wajib Pajak yang kawin

c.  Rp.36.000.000,- (tiga puluh enam juta rupiah) tambahan untuk seorang istri yang penghasilan digabung dengan penghasilan suami sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) UU PPh

d.  Rp.3.000.000,- (tiga juta rupiah) tambahan untuk setiap anggota keluarga sedarah dan keluarga semenda dalam garis keturunan lurus serta anak angkat, yang menjadi tanggungan sepenuhnya, paling banyak 3 (tiga) orang untuk setiap keluarga.

 

4.    Sanksi-Sanksi

Ketentuan mengenai kewajiban pendaftaran Pajak Penghasilan ditentukan dalam Undang-Undang No.6 Tahun 1983 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan dan diubah terakhir kali dalam Undang-Undang no. 28 Tahun 2007. Dalam UU nomor 6 tahun 1983 pasal 41 ayat 1-3 mengatur tentang hokum pidana bagi yang sengaja ataupun tidak sengaja (lupa) tidak membayar pajak. Hukumnya antara lain sebagai berikut :

a. Bagi yang karena kealpaanya tidak memenuhi kewajiban akan dikenakan pidana dengan pidana kurungan selama-lamanya 6 (enam) bulan dan/atau denda setinggi-tingginya Rp.1.000.000,- (satu juta rupiah).

b.  Bagi yang sengaja tidak memenuhi kewajiban atau menyebabkan seseorang tidak memenuhi kewajiban akan dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya satu tahun dan/atau denda setingi-tingginya Rp.2.000.000,- (dua juta rupiah)

 

D.    Tanda Daftar Perusahaan

 

1.   Pengertian

 

Di Indonesia, setiap perusahaan yang ingin beroperasi secara legal, harus mendaftarkan perusahahaannya. Tanda daftar perusahaan merupakan kelanjutan aktivitas perusahaan setelah mendapatian SIUP dan SITU. Tanda daftar perusahaan dimaksudkan agar aktivitas perindustrian dan perdagangan di Indonesia diawasi dan dikontrol oleh pemerintah. Peraturan yang mengatur tentang tanda daftar perusahaan (TDP) ada dalam peraturan Menteri Perdagangan nomor 37/M-DAG/PER/9/2007 tentang Penyelengaraan Pendaftaran Perusahaan.

Tanda Daftar Perusahaan adalah tanda pendaftaran yang diberikan oleh kantor Pendftaran Perusahaan  kepada badan usaha atau perusahaan yang telah disahkan pendaftarannya. Jadi, agar perurusahaan yang sedang kamu bangun terdaftar sebagai salah satu perusahaan resmi di Indonesia, maka kamu perlu mengurus tanda daftar.

Prusahaan yang perlu mengurus TDP kepada pemerintah adalah perusahaan yang berbentuk Perseroan Terbatas (PT), Koperasi, Persekutuan Komanditer (CV), Firma (Fa), Perorangan, dan Bentuk Usaha Lainnya (BUL), termasuk Perusahaan Asing dengan status Kantor Pusat, Kantor Tunggal, Kantor Cabang, Kantor Pembantu, Anak Perusahaan, Agen Perusahaan, dan Perwakilan Perusahaan yang kedudukan dan menjalankan usahannya di wilayah Negara Kestuan Republik Indonesia wajib didaftarkan dalam daftar perusahaan.

Perusahaan yang masuk dalam daftar perusahaan wajib melakukan pendaftaran di Kantor Pendaftaran Perusahaan dalam jangka waktu 3 (tiga) bulan terhitung sejak perusahaan mulai menjalankan kegiatan usahanya. Sedangkan perusahaan yang dikecualikan dari kewajibannya pendaftaran adalah perusahaan negara yang berbentuk perusahaan jawatan, perusahaan kecil perorangan, dan juga usaha atau kegiatan yang bergerak diluar bidang perekonomian yang sifat dan tujuannya tidak semata-mata mencari keuntungan/laba.

Jika kamu lagi merintis usaha kecil maka kamu tidak diwajibkan untuk mengurus TDP. Yang dimaksud dengan usaha kecil adalah :

a.  Usaha yang diurus, dijalankan, atau dikelola sendiri, atau hanya mempekerjakan anggota keluarga

b.     Usaha yang tidak diwajibkan memiliki SIUP

c.   Usaha yang dilaksanakan hanya sekedar memenuhi kebutuhan sehari-hari

 

2.   Persyaratan Pembuatan TDP

Persyaratan yang diberlakukan tiap daerah bisa berbeda-beda, namun secara garis besar pembuatan TDP memerlukan dokumen antara lain adalah sebagai berikut :

a.     Mengisi formulir permohonan

b.     Fotokopi KTP pemilik atau penanggungjawab perusahaan

c.     Fotokopi NPWP

d.     Fotokopi SIUP

e.     Fotokopi SITU

f.      Fotokopi akte pendirian perusahaan

Dalam pengajuan TDP, pemilik usaha tidak akan dipungut biaya.Jika kamu sudah mendapat TDP, maka kamu tidak perlu regristasi ulang, sebab TDP kamu miliki sudah berlaku selama perusahaan tetap beroperasi dan selama tidak ada perubahan terhadap kepemilikan, sifat, dan jenis perusahaan.

 

3.   Sanksi-Sanksi

Berikut ini merupakan sanksi-sanksi yang diberikan kepada perorangan atau perusahaan bila melanggar ketentuan yang berlaku dalam Undang-Undang nomor 3 tahun 1982. Sanksi-sanksi yang tercantum dalam undang-undang tersebut anara lain :

a.   Dalam pasal 32 ayat 1, jika dengan sengaja atau lalai untuk tidak memenuhi kewajibannya mendaftarkan perusahaan, maka diancam dengan pidana penjara selama-lamannya 3 (tiga) bulan atau denda setinggi-tingginya Rp.3.000.000,- (tiga juta rupiah)

b.   Dalam pasal 33 ayat 1, jika melakukan atau menyuruh melakukan pendaftaran secara keliru atau tidak lengkap, maka diancam dengan pidana kurungan selama-lamanya 3 (tiga) bulan atau pidana denda setinggi-tingginya Rp.1.500.000,- (satu juta lima ratus ribu rupiah)

c.   Dalam pasal 34 ayat 1, jika tidak memenuhi kewajibannya sesuai dengan undang-undang yang berlaku dana tau peraturan pelaksanaanya seperti misalnya menolak untuk menyerahkan salah satu persyaratan, maka diancam dengan pidana kurungan selama-lamanya 2 (dua) bulan atau pidana denda setinggi-tingginya Rp.1.000.000,- (satu juta rupiah)

 

E.     Surat-Surat Niaga

Surat Niaga adalah surat yang dikeluarkan oleh seseorang atau badan untuk kepentingan dagang/usaha. Surat niaga merupakan surat resmi yang biasanya berisi tentang penawaran atau pembelian barang dan jasa.

 

1.   Surat Perkenalan

Surat perkenalan berisi mengenai produk yang dihasilkan oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli dari perusahaan lain atau kepada pelanggan tertentu. Surat perkenalan biasanya menginformasikan tentang profil perusahaan dan juga daftar harga produk penjual. Surat ini penting diberikan kepada rekan bisnis, agar perusahaan kita saling sinergi dengan perusahaan lain.

 

2.   Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran berisi mengenai permintaan akan suatu produk kepada penjual dari perusahaan lain dengan harga yang diminta pembeli. Surat permintaan penawaran dimaksudkan untuk mendapat harga promo suatu produk dari penjual. Surat permintaan penawaran sekaligus menginformasikan bahwa perusahaan kita sedang membutuhkan produk mereka dan perusahaan kita bisa membantu perusahaan lain untuk tetap berproduksi menjalankan usahanya.

 

3.   Surat Penawaran

Surat penawaran berisi kurang lebih seperti surat perkenalan. Namun, surat penawaran bisa diberikan kembali ketika perusahaan kita memiliki produk baru atau produk-produk tertentu yang sedang dipromosikan. Hal ini bisa membantu perusahaan lain yang membutuhkan produk tersebut dengan harga yang lebih murah dari biasanya.

 

4.   Surat Pemesanan

Surat pemesanan adalah surat yang diterbitkan oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli. Inti dari surat pesanan harus menyertakan nama dan jenis barang yang hendak dibeli beserta harganya dan cara pembayaran. Apabila pembayaran melalui transfer bank, maka pembeli harus menyertakan bukti transfer dalam surat pesanan.

 

5.   Bagian-bagian Surat

Secara umum, baik surat niaga maupun surat dinas memiliki kesamaan struktur. Berikut ini adalah bagian-bagian surat yang perlu kamu cermati :

a.   Kop atau Kepala Surat

Dalam surat-surat resmi, kop atau kepala surat harus selalu ada. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah penerima surat. Penerima surat bisa dengan cepat mengetahui pengirim surat. Kop surat berisi logo instansi, nama instansi, alamat lengkap instansi, dan nomor telpon atau faksimil.

 

b.   Nomor surat

Nomor adalah unsur penting yang harus ada. Hal ini dimaksud untuk mempermudah bagian administrasi untuk melakukan pedataan tentang surat keluar dan masuk. Urutan nomor surat biasanya tergantung dari setiap instansi. Namun, biasanya urutan surat resmi adalah kode surat/nomor atau urutan surat keluar/bulan surat/tahun surat.

 

c.    Perihal

Perihal atau seringkali ditulis “hal”, merupakan inti atau pokok surat. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah penerima surat untuk melihat garis besar isi surat dan mengelompokan mana surat yang harus segera direspon  dan mana surat yang bisa dibaca kemudian.

 

d.   Lampiran

Lampiran surat biasanya menunjukan jumlah halaman yang dikirim bersamaan dengan surat. Lampiran (jika ada) diberikan agar bisa mempersingkat isi surat atau tubuh surat.

 

e.   Tanggal surat

Penulisan tanggal surat dimulai dengan nama kota pengirim surat dan juga tanggal lengkap kapan surat itu dikirim. Contoh : Purwokerto, 11 November 20121. Perlu diperhatikan bahwa urutanya selalu kota, tanggal, dan tahun. Penulisan bulan tidak boleh disingkat atau diganti dengan angka.

 

f.     Alamat

Alamat surat merupakan kepada siapa surat ini ditujukan. Alamat dalam surat disebut juga dalam alamat dalam. Sedangkan alamat luar terletak di amplop surat. Alamat surat ditujukan langsung ke perorangan atau departemen yang dituju.

 

g.   Salam pembuka

Salam pembuka sangat penting dalam surat niaga, karena menunjukan sopan santun dari pengirim surat. Dalam surat resmi, salam pembuka biasanya ditulis “Dengan hormat”, atau “Salam sejahtera’’, atau “Assalamualaikum wr. Wb.”.

 

h.   Isi surat

Isi surat berisi tentang inti pokok dari surat. Untuk menghindari kesalah pahaman, isi surat sebaiknya berisi pesan singkat, padat, dan jelas. Jika ada informasi tertentu yang sifatnya panjang, bisa dijelaskan dalam lampiran.

 

i.     Salam penutup

Sama halnya seperti salam pembuka, salam penutup penting dituliskan dalam surat niaga untuk menunjukan sopan santun. Penulisan salam penutup bisa dengan, “Hormat kami”, atau “Wassalamualaikum wr. Wb.”

 

j.     Tanda tangan dan Nama terang

Tanda tangan dan nama terang merupakan penanggung jawab dari sebuah surat. Surat resmi baru dianggap sah jika sudah dibubuhi tanda tangan dan nama terang penanggnung jawab. Hal ini berkaitan dengan isi surat bilamana ada kesalahan dikemudian hari.

 

k.   Tembusan

Tembusan merupakan salinan surat yang dikirimkan kepada pihak-pihak tertentu. Tembusan dituliskan sebagai informasi bahwa surat tersebut sudah dikirimkan. Tembusan ini sifatnya opsional, bisa dibubuhkan jika diperlukan dan bisa juga tidak. 

Read More